Règlements généraux

1. Généralités

1.1) Nom

L’Organisme est connu et désigné sous le nom de « Arts Visuels Saint-Jérôme – Laurentides ».

1.2) Incorporation

« Arts Visuels Saint-Jérôme – Laurentides », est un organisme sans but lucratif (OSBL), constitué par lettres patentes selon la troisième partie de la Loi sur les compagnies du Québec (RLRQ chapitre C38), enregistré à Québec le 29 juillet 2026 sous le numéro 1182408089.

1.3) Siège social

Le siège social d'AVSJL est situé à St-Jérôme au 6-521 avenue des Perdrix, Saint-Jérôme (Québec) J7Z 7G4.

1.4) Buts et objectifs

L’organisme sans but lucratif (OSBL) Arts Visuels Saint-Jérôme - Laurentides (AVSJL) a pour objectifs principaux de soutenir les artistes dans leur pratique émergente et professionnelle, de favoriser la création et la diffusion d'œuvres, et de rendre l'art accessible à la collectivité.

Soutien et professionnalisation

Représenter et soutenir les membres en offrant des opportunités de développement artistique, de réseautage et la protection du statut socio-économique des artistes.

Création et diffusion

Promouvoir, produire et diffuser des œuvres originales et des évènements culturels.

Sensibilisation communautaire

Travailler en collaboration avec divers acteurs sociaux et éducatifs pour favoriser l'accessibilité aux arts visuels, utiliser la création comme vecteur de bien-être, de changement social et comme levier essentiel de développement de notre mémoire collective.

Rayonnement

Favoriser la visibilité des artistes et la reconnaissance des arts visuels auprès de la collectivité et ailleurs.

2. Les membres

2.1) Catégories

L’AVSJL comprend cinq (5) catégories de membres.

2.2) Éligibilité

Toute personne âgée de 16 ans et plus, partageant les buts et objectifs d'AVSJL.

2.3) Membres - résidents de la Ville de Saint-Jérôme

Ce sont les membres domiciliés à Saint-Jérôme uniquement. Adhésion : 50$

2.4) Membres - résidents de la MRC de la Rivière-du-Nord

Ce sont tous les membres de la M.R.C. de La Rivière-du-Nord, excluant les membres domiciliés à Saint-Jérôme mais incluant les villes de Prévost, Saint-Colomban, Saint-Hippolyte et Sainte-Sophie. Adhésion 70$

2.3) Membres - résidents de la région administrative des Laurentides

Tous les membres des Laurentides excluant les membres identifiés aux articles 2.3 et 2.4. Adhésion 85$

2.4) Membres - résidents d'autres territoire administratifs

Tous ceux provenant de l’extérieur du territoire identifié aux articles 2.3, 2.4 et 2.5.

2.5) Membres honoraires

Tout individu que l’assemblée générale pourra nommer par résolution comme membre honoraire de l’AVSJL afin de le remercier de façon spéciale en raison de services rendus à la cause des arts visuels ou en vertu d’un don à AVSJL. Les membres honoraires ne peuvent être élus au conseil d’administration.

2.6) Suspension et exclusion

Le Conseil d’administration peut, par résolution adoptée par au moins les deux tiers de ses membres, lors d’une réunion spéciale convoquée à cette fin, suspendre pour une période qu’il détermine ou expulser tout membre qui ne respecte pas les règlements d'AVSJL ou agit contrairement aux intérêts d'AVSJL. La suspension ou l’expulsion n’aura toutefois pas pour effet de libérer ce membre de toute cotisation annuelle en souffrance envers AVSJL, y compris celle de l’année en cours. Elle ne lui donne également pas droit à un remboursement pour des activités ou cours déjà payés.

2.7) Retrait volontaire

Un membre peut quitter AVSJL en tout temps pour des raisons qui lui sont propres. Le retrait volontaire n’aura toutefois pas pour effet de libérer ce membre de toute cotisation annuelle en souffrance envers AVSJL y compris celle de l’année en cours. Elle ne lui donne également pas droit à un remboursement pour des activités ou cours déjà payés.

3. Les Assemblées générales et Assemblée générales spéciales

3.1) Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle des membres de l’AVSJLa lieu chaque année à Saint-Jérôme, au plus tard 120 jours après la fin de l’exercice financier. À cette assemblée, tous les membres sont convoqués. Cette assemblée se tient aux fins de prendre connaissance des états financiers et de les adopter. Également, cette assemble se doit d’élire les administrateurs, de prendre connaissance et de décider de toute autre affaire dont l’assemblée des membres peut être légalement saisie. De plus, toute assemblée générale annuelle peut constituer une assemblée spéciale habilitée à prendre connaissance et à décider de toute autre affaire pouvant être décidée lors d’une assemblée spéciale. Avec la venue des technologies, il nous sera dorénavant possible de tenir une assemblée générale virtuelle.

3.2) Assemblée générale spéciale

Une assemblée générale spéciale des membres peut être convoquée par les administrateurs à tout endroit à Saint-Jérôme déterminé par les administrateurs.

3.3) Avis de convocation

L’avis de convocation de chaque assemblée générale annuelle des membres se fait par un envoi postal ou par courriel, quinze (15) jours avant celle-ci. L’avis de convocation pour une assemblée générale spéciale doit être envoyé à tous les membres (15) jours avant la date de l’assemblée.

3.4) Convocation sur demande des membres

Une assemblée générale spéciale des membres doit être convoquée à la requête d’au moins 25% des membres. Cette requête doit indiquer en termes généraux l’objet de l’assemblée requise, être signée par les requérants et déposée au siège social d'ACSJL. Sur réception d’une telle requête, il incombe au président ou au secrétaire de convoquer l’assemblée conformément aux règlements d'AVSJL. En cas de défaut, tout administrateur peut convoquer telle assemblée ou celle-ci peut être convoquée par les membres eux-mêmes, conformément à la loi.

3.5) Contenu de l'avis

Tout avis de convocation à une assemblée générale des membres doit mentionner le lieu, la date et l’heure de l’assemblée. L’avis de convocation à une assemblée générale annuelle ne doit pas obligatoirement spécifier les buts de l’assemblée, à moins que l’assemblée ne soit convoquée pour ratifier un règlement ou pour décider de toute autre affaire devant être soumise à une assemblée générale spéciale. L’avis de convocation à une assemblée générale spéciale doit mentionner en termes généraux les objectifs de l’assemblée.

3.6) Renonciation à l'avis

Une assemblée annuelle ou spéciale des membres peut être validement tenue en tout temps et pour tout motif, sans l’avis de convocation prescrit par la Loi ou les règlements, pourvu que tous les membres renoncent par écrit à cet avis. Pour les fins de renonciation à l’avis de convocation, l’expression ``par écrit`` doit s’interpréter largement et la renonciation peut s’effectuer par courrier régulier ou électronique ou télécopie. Cette renonciation à l’avis de convocation de l’assemblée générale peut intervenir, soit avant, soit pendant, soit après la tenue de cette assemblée. De plus, la présence d’un membre à l’assemblée équivaut à une renonciation, sauf s’il y assiste spécialement pour s’opposer à sa tenue en invoquant l’irrégularité de sa convocation.

3.7) Quorum

Le quorum est fixé aux membres présents.

3.8) Président-e d'Assemblée

Le président d'AVSJL ou le vice-président préside aux assemblées générales des membres. À défaut du président et du vice-président, les membres présents peuvent choisir parmi eux un président d’assemblée. Le président de toute assemblée générale des membres peut voter en tant que membre et en l’absence de disposition à ce sujet dans la Loi et l’acte constitutif, il n’a pas droit à un vote prépondérant en cas d’égalité des voix.

3.9) Vote

Toute question soumise à une assemblée générale des membres doit être décidée par vote à main levée, à majorité simple des voix exprimées, à moins qu’un vote au scrutin ne soit demandé par un membre de l’assemblée. À toute assemblée générale des membres, la déclaration du président de l’assemblée qu’une résolution a été adoptée ou rejetée à l’unanimité ou par une majorité précise, est une preuve concluante à cet effet sans qu’il ne soit nécessaire de prouver le nombre ou le pourcentage de voix enregistrée.

Pour l’élection du conseil d’administration, les administrateurs déterminent entre eux les fonctions. Le vote peut se faire secrètement. Le vote par procuration n’est pas permis. Pour avoir droit de vote à toute assemblée générale annuelle, le membre doit être âgé de 18 ans, être membre en règle au moment du vote et membre en règle au 31 décembre de l’année précédente.

3.10)Scrutateurs

Le président de toute assemblée générale des membres peut nommer deux personnes ou plus, qu’elles soient ou non des dirigeants ou des membres d'AVSJL, pour agir comme scrutateurs à toute assemblée générale des membres.

3.11)Résolution tenant lieu d'Assemblée

Les résolutions écrites signées par la majorité des membres habilités à voter sur ces résolutions, lors des assemblées générales des membres, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces assemblées. Un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès-verbaux des délibérations des assemblées générales des membres.

4. Conseil d'administration

4.1) Pouvoirs et responsabilités

Le Conseil administre les affaires de l’AVSJL et en exerce tous les pouvoirs. L’administrateur doit dans l’exercice de ses fonctions, respecter les obligations que la loi, les lettres patentes et les règlements lui imposent et agir dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés. Il doit agir avec prudence, diligence, soin, honnêteté et loyauté, et ce, dans le meilleur intérêt d'AVSJL.

Les administrateurs peuvent autoriser les dépenses visant à promouvoir les objectifs d'AVSJL. Ils peuvent également par résolution, permettre à un ou plusieurs dirigeants d’embaucher des employés et de leur verser une rémunération.

Les administrateurs peuvent prendre toutes les mesures nécessaires pour permettre à l’AVSJL de solliciter, d’accepter ou de recevoir des dons et des legs de toutes sortes dans le but de promouvoir les objectifs d'AVSJL.

À moins d’autres dispositions prises par le Conseil d’administration, tout contrat de service ou toute autre forme d’entente engageant l’AVSJL doit être approuvé par le Conseil.

Tous les membres du Conseil d’Administration sont conjointement et solidairement responsables des décisions prises par le Conseil.

4.2) Éligibilité

Seuls les membres en règle d'AVSJL sont éligibles comme administrateurs. Pour être éligible, un administrateur doit être majeur, ne pas être placé en tutelle ou en curatelle et ne pas être insolvable ou en faillite.

4.3) Composition

L’AVSJL est administré par une Conseil d’administration composé de neuf (9) administrateurs dont la majorité est préférablement résidente de la Ville de Saint-Jérôme.

4.4) Durée des fonctions

Le mandat des membres du conseil d’administration est de deux ans, ils peuvent être réélus à la fin de leur terme. Les membres du conseil d’administration sont élus en alternance par les membres chaque année à l’occasion de l’assemblée générale annuelle. Aux années paires seront élus les postes de président, secrétaire et deux administrateurs, aux années impaires, seront élus le vice-président, le trésorier et un administrateur.

4.5) Élection

Les administrateurs sont élus à une majorité simple des voix exprimées. Un membre non présent à l’assemblée générale annuelle peut poser sa candidature à titre d’administrateur, pourvu qu’il soumette par écrit à l’assemblée, via une tierce personne, une demande de mise en candidature. Pour que cette demande soit valable, le membre absent posant sa candidature doit signer sa demande et y indiquer sa volonté d’être mis en candidature.

4.6) Réunion du nouveau conseil d'administration

Chaque année, au maximum quinze (15) jours après l’assemblée générale annuelle des membres d'AVSJL, se tient une réunion des administrateurs nouvellement élus et formant quorum, aux fins d’élire ou nommer les officiers ou autres dirigeants d'AVSJL et de transiger toute affaire dont le Conseil d’administration peut être saisi.

4.7) Destitution

Seuls les membres, par vote d’au moins les 2/3 de ceux-ci, peuvent destituer un administrateur lors d’une Assemblée générale spéciale dûment convoquée à cette fin.

4.8) Remplacement

Tout administrateur dont la charge est devenue vacante, peut être remplacé par le Conseil d’administration au moyen d’une simple résolution. L’administrateur nommé en remplacement demeure en fonction pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur.

4.9) Démission

4.10)Fin du mandat

Le mandat d’un administrateur prend fin en raison de son décès, de sa démission, de sa destitution ou ipso facto, s’il vient à perdre les qualifications requises pour être administrateur.

Tout administrateur qui s’absente à plus de trois (3) réunions régulières successives sera automatiquement relevé de ses fonctions et en sera avisé par écrit.

4.11)Rémunération

Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat. Par ailleurs, le Conseil d’administration peut adopter une résolution visant à rembourser les administrateurs des dépenses encourues dans l’exercice de leurs fonctions.

4.12)Indemnisation

Au moyen d’une résolution du Conseil d’administration, l’AVSJL peut indemniser ses dirigeants présents ou passés de tous frais et dépenses, de quelque nature qu’ils soient encourus en raison de poursuite civile, criminelle ou administrative, à l’exception des cas où ses dirigeants ont commis une faute lourde ou ont agi de façon frauduleuse ou grossièrement négligente. Pour acquitter ces sommes, l’AVSJL peut souscrire à une police d’assurance.

4.13)Nombre de réunions du conseil d'administration

Le conseil d’administration doit tenir au moins quatre (4) réunions par année ou plus selon les besoins.

4.14)Convocation

L’avis de convocation est envoyé par le secrétaire de l’AVSJL ou la personne désignée par le Conseil d’administration par courrier ordinaire, par téléphone ou courrier électronique, au moins deux (2) jours avant la réunion. Dans ce même avis sont précisés la date, l’heure et le lieu de la réunion.

4.15)Lieu

Les réunions du Conseil d’administration se tiennent préférablement à Saint-Jérôme, ou si tous les administrateurs y consentent, à tout autre endroit que fixent les administrateurs.

4.16)Quorum

Le quorum est fixé à la majorité simple des administrateurs. Le quorum d’administrateurs ainsi prévu doit exister pendant toute la durée de la réunion.

4.17)Vote

Toutes les questions soulevées lors d’une réunion du Conseil d’administration se tranchent à la majorité simple des voix exprimées. Le vote est pris à main levée, à moins qu’un membre du Conseil d’administration ne demande le scrutin. S le vote se fait par scrutin, le secrétaire de la réunion agit comme scrutateur et il a droit de vote. Le vote par procuration n’est pas permis aux réunions du Conseil. Le président n’a pas de voix prépondérante au cas de partage des voix.

4.18)Participation à distance

Un administrateur peut, avec le consentement du Conseil d’administration, que ce consentement soit donné avant ou pendant la réunion, participer à une réunion du Conseil d’administration à l’aide de moyens lui permettant de communiquer avec les autres administrateurs.

4.19)Résolution tenant lieu de réunion

Les résolutions écrites signées de tous les administrateurs habilités à voter sur ces dernières lors des réunions du Conseil ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces réunions. Un exemplaire de ces résolutions doit être conservé avec les procès-verbaux du Conseil.

4.20)Ajournement

Le président du Conseil d’administration peut, avec le consentement des administrateurs présents à une réunion du Conseil, ajourner toute réunion des administrateurs à une date et dans un délai qu’ils déterminent, sans qu’il soit nécessaire de donner un nouvel avis de convocation aux administrateurs.

4.21)Fonctions

La description des postes au sein du Conseil d’administration est telle que ci-dessous :

4.21.1) Président-e

Il / elle préside à toutes les réunions du Conseil d’administration ainsi qu’à celles des membres d'AVSJL. Le-la président-e de l’AVSJL en est le principal officier exécutif et, sous le contrôle des administrateurs, il / elle surveille, administre et dirige les activités de l’AVSJL. Il / elle signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les autres devoirs qui peuvent lui être attribuée par le Conseil d’administration. Il / elle voit à ce que les autres officiers remplissent les charges qu’ils ont acceptées. Il / elle est le porte-parole officiel de l’AVSJL. Il / elle voit à la réalisation des buts d'AVSJL et s’assure de l’exécution des décisions du Conseil d’administration. Il / elle est membre d’office de tous les comités formés par le Conseil d’administration.

4.21.2) Vice-président-e

Il / elle soutient le-la président dans l’exercice de ces fonctions. Il / elle le remplace en cas d’absence ou d’incapacité à agir. Il / elle peut remplir toutes les autres fonctions que lui attribue le Conseil d’administration.

4.21.3) Secrétaire

Le secrétaire assiste aux assemblées générales des membres et aux réunions du Conseil d’administration et rédige les procès-verbaux. Il a la garde des registres, règlements et procès-verbaux d'AVSJL.

4.21.4) Trésorerie

Le trésorier veille à l’administration financière d'AVSJL et il tient un relevé précis de la comptabilité. Il signe, avec le président ou en son absence avec le vice-président, les chèques et autres effets bancaires. Il effectue les dépôts dans une institution financière déterminée par le Conseil d’administration. Chaque fois qu’il en est requis, il doit rendre compte au président ou aux administrateurs de la situation financière d'AVSJL et de toutes les transactions faites par lui en sa qualité de trésorier. Il doit dresser, maintenir et conserver des livres de comptes et registres comptables adéquats. Il doit laisser examiner les livres et comptes d'AVSJL par les personnes autorisées à le faire.

4.22)Nomination de collaborateurs

Le Conseil d’administration peut nommer des membres collaborateurs, composant le Comité de soutien, pour aider les administrateurs à la réalisation de leurs objectifs. Ces collaborateurs pourront assister aux réunions du Conseil d’administration sur invitation mais n’auront pas droit de vote lors de ces réunions.

5. Dispositions financières

5.1) L'exercice financier

L’exercice financier d'AVSJL se termine le 31 décembre de chaque année.

5.2) États financiers

Les états financiers d'AVSJL doivent être approuvés par le Conseil d’administration et présenté à l’Assemblée générale annuelle.

5.3) Pouvoir d'emprunt

LAVSJL ne possède aucun pouvoir d’emprunt.

5.4) Effets bancaires

Trois (3) administrateurs sont habilités à signer tous les chèques, billets et autres effets bancaires d'AVSJL. Le trésorier doit toujours être l’un des deux (2) signataires requis sur ces documents.

5.5) Petite caisse

Le conseil d’administration peut, lors d’une assemblée, décider du montant de la petite caisse.

6. Dispositions finales

6.1) Amendements

Tout membre d'AVSJL peut proposer des amendements aux règlements. Les propositions d’amendements doivent parvenir au secrétaire d'AVSJL au moins soixante (60) jours avant l’assemblée générale annuelle. Le Conseil d’administration peut proposer des amendements aux règlements. Les propositions, sont alors acheminées aux membres en même temps que la convocation à une assemblée générale annuelle. Tout amendement aux règlements doit être approuvé par le vote des deux tiers (2/3) des membres présents à une assemblée annuelle.

6.2) Modifications aux lettres patentes

Toute modification, amendement ou ajout aux lettres patentes doit se faire par résolution des membres d'AVSJL réunis en assemblée extraordinaire convoquée à cette fin, et ce, par vote d’au moins les deux tiers (2/3) des membres présents. Les modifications aux lettres patentes sont initiées par les administrateurs avant qu’elles soient soumises aux membres.

6.3) Conflit d'intérêt

Tout administrateur qui se livre à des opérations en contre partie avec l’AVSJL doit divulguer son intérêt au conseil et s’abstenir de voter s’il est présent à cette prise de décision.

6.4) Dissolution

L’AVSJL ne peut être dissout que par le vote des deux tiers (2/3) des membres de l’AVSJL à une assemblée générale spécialement convoquée à cette fin. Les membres doivent être convoqués au moins quinze (25) jours à l’avance, par écrit.

Si la dissolution est votée, l’assemblée générale spéciale doit charger le Conseil d’administration de procéder à ladite dissolution. En cas de dissolution de l’AVSJL, les membres conviennent que tous les biens meubles et immeubles soient cédés à la Ville de Saint-Jérôme.